Organisatie en ontwikkeling
Als provincie hebben we te maken met een hoeveelheid aan grote uitdagingen en ambities op bijvoorbeeld het gebied van stikstof, (duurzame)woningbouw, mobiliteit, netcongestie, het ontwikkelen van groen en natuur en het verder vorm en inhoud geven aan de opgaven in het Utrechts Programma Landelijk Gebied (UPLG). Daarnaast hebben we te maken met veranderende en invoering van nieuwe wet – en regelgeving zoals de Omgevingswet, de Wet open Overheid (Woo) en Europese richtlijnen voor bijvoorbeeld toegankelijke digitale dienstverlening (informatieveiligheid & privacy). Belangrijk is dat wij slagvaardig en wendbaar kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen en de toenemende opgaven die op ons afkomen. Het opgavengericht werken is inmiddels beter belegd in de lijn met meer sturing, richtingsmogelijkheden en het bewaken van de integrale afstemming.
Ons concernplan en jaarplan bepalen de strategie voor de ontwikkeling van de organisatie. De komende jaren werken we door aan een organisatie die nog meer in de samenleving staat en omgevingsgericht werkt. Waarbij we meebewegen met de maatschappelijke veranderingen, om blijvend van toegevoegde waarde te zijn. We willen ons zowel sectoraal, integraal als gebiedsgericht kunnen organiseren. Dat alles stelt nieuwe eisen aan de inrichting en sturingslijnen van de provinciale organisatie. Er wordt daarom gewerkt aan de doorontwikkeling van de organisatie, zowel op het gebied van cultuur als structuur. De benodigde organisatieontwikkeling om dit te bereiken is gestart. In 2024 gaan we aan de slag met de uitvoeringsagenda. Een aantal samenhangende projecten en interventies op het gebied van inrichting, leiderschap, samenwerking en werkwijzen. Zo gaan we ervoor zorgen dat we onze mensen, middelen en informatie zo goed mogelijk benutten.
Interne organisatie
Een robuuste interne organisatie ondersteunt ons in wat we voor de provincie Utrecht willen bereiken. We blijven daarom verbeteren in de processen en implementeren systemen als die bijdragen aan doeltreffend organiseren. Voorbeelden van dat laatste zijn het nieuwe financiële systeem, het subsidiesysteem en het contractportaal. Ook willen we als interne organisatie ons steentje bijdragen aan maatschappelijke doelstellingen. Daarom nemen we maatregelen om CO2 uitstoot te verminderen, verduurzamen we onze panden en faciliteren we ook in 2024 de opvang van Oekraïense vluchtelingen.
Groei en medewerkers als belangrijkste kapitaal
De organisatie van de provincie Utrecht (PU) is in de afgelopen jaren fors gegroeid. Dat komt mede door een toename van grote opgaven voor de PU. Daarbij vraagt de veranderende arbeidsmarkt om integraal te kijken naar de duurzame inzetbaarheid van onze organisatie en onze medewerkers. Essentieel bij een integrale visie op duurzame inzetbaarheid is om niet alleen te kijken naar de instroom van nieuwe collega’s, maar ook te kijken naar hoe we onze medewerkers gezond, gelukkig en bekwaam aan het werk houden.
Leren en ontwikkelen van medewerkers blijft een belangrijk aandachtspunt alsook de mogelijkheid om binnen de organisatie door te stromen. Het faciliteren van zaken als hybride werken kunnen ervoor zorgen dat de provincie een aantrekkelijke werkgever blijft. Werkgeluk van medewerkers in een schaarse arbeidsmarkt en de komende pensioneringsgolf speelt ook als vraagstuk in onze organisatie. Dit vraagt van ons om tijdig de bezetting op peil te houden en er ook voor te zorgen dat we de juiste kennis en ervaring in huis hebben en houden.
Mede daarom zetten we in op duurzame inzetbaarheid. Vanuit een gedeeld belang en een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en medewerker. Daarnaast is het essentieel voor medewerkers om fit en vitaal te zijn in hun werk en privé. Zodat we de doelstellingen die we als organisatie hebben, kunnen blijven realiseren. We gaan uit van een integrale visie. Bestaande uit: loopbaan & arbeidsmobiliteit, leren & ontwikkelen, organiseren van werk & privé, gezondheid & vitaliteit. Duurzame inzetbaarheid is voor iedereen, in iedere levensfase van belang en vraagt maatwerk qua invulling.
Eind 2022 heeft een medewerkersbelevingsonderzoek (MBO) laten zien dat medewerkers trots zijn op collega’s, de betrokkenheid van medewerkers bij de samenleving en de flexibiliteit door het hybride werken dat in korte tijd is uitgerold. Een hoge werkdruk, een hogere behoefte om na een dag werken af te schalen en meer transparantie in de besluitvorming door het management, zijn benoemd als aandachtspunten. Deze punten en de meest genoemde verbeterpunten door medewerkers -rolduidelijkheid, leiderschap en samenwerking-, bevestigingen de noodzaak tot de doorontwikkeling van de organisatie, zoals hierboven staat zijn we hiermee gestart. Ook wordt er onverminderd ingezet om medewerkers te ondersteunen in de uitvoering van hun werk in een veilige en gezonde werkomgeving. Zodoende krijgen medewerkers het vertrouwen zichzelf te kunnen zijn en gelijkwaardig behandeld te worden. Alle investeringen dragen bij aan aantrekkelijk werkgeverschap, behoud van mensen en hoe betrokken, bevlogen medewerkers in het werk staan. In het najaar van 2024 zal opnieuw een MBO worden uitgevoerd.
Digitalisering
Afgelopen jaren hebben we, voornamelijk onder de noemer van de opgave SlimCity, flinke verbeteringen en vernieuwingen doorgevoerd in onze digitalisering. In 2024 zal dat niet anders zijn. Vernieuwingen worden ingevoerd, beheerd, onderhouden en doorontwikkeld.
Daarnaast investeren we ook in het kunnen aanpassen van de organisatie op al deze veranderingen. Door toepassingen van digitale technologie en data, investeren we in onze digitale transformatie waarbij we interprovinciaal samenwerken en schaalvoordelen opzoeken.
Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
In 2022 heeft de Tweede Kamer ingestemd met de Wet versterking decentrale rekenkamers. Met deze wet is ook de invoering van de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. Dit betekent dat Gedeputeerde Staten (GS) zich voor het eerst in de jaarrekening 2023 gaan verantwoorden richting Provinciale Staten (PS) over de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. In de jaarrekening 2022 is vooruitlopend hierop een proef-Rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. We hebben een VIC plan 2023-2024 vastgesteld welke de kaders aangeeft voor de verbijzonderde interne controles, om de verstrekking van de Rechtmatigheidsverantwoording mogelijk te maken.
We geven in deze begroting aan op welke wijze we in de jaarrekening 2024 en verder de rechtmatigheidsverantwoording gaan opnemen. Deze rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit:
- Het ingevulde door de commissie BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) voorgeschreven format van de rechtmatigheidsverantwoording (inclusief verwijzingen naar toelichtingen in de programma’s voor wat betreft de begrotingsonrechtmatigheden). Dit maakt onderdeel uit van de jaarrekening.
- Toelichtingen van afwijkingen boven de verantwoordingsgrens zullen in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
- Toelichtingen van afwijkingen boven de rapportagegrens zullen in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
- Ieder jaar stellen provinciale staten het normenkader voor rechtmatigheid vast; dit wordt nader toegelicht in de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening.
De grensbedragen moeten op moment van schrijven nog worden vastgesteld voor 2023 en verder. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor een aantal spelregels zoals deze zijn opgenomen in de huidige verordeningen van onze provincie.